Club Wintercircus zkt.
venue-coördinator

Club Wintercircus host sinds 2024 een unieke mix van concerten, nightlife en audiovisuele projecten. De muziekclub bevindt zich op de ondergrondse verdieping van het iconische Wintercircus in Gent en werkt nauw samen met Kunstencentrum VIERNULVIER en Democrazy. Met zijn 360° projectie en immersief geluidssysteem is Club Wintercircus een toekomstgerichte plek waar cutting-edge technologie en artistieke creativiteit elkaar ontmoeten.

Voor de dagelijkse, operationele werking zoeken we een verbindende, geëngageerde venue-coördinator. We bieden een voltijds contract van onbepaalde duur.

 

Wat ga je doen?

Samen met de technisch coördinator stuurt de venue-coördinator een klein team aan,  dat zorgt voor de dagelijkse exploitatie en werking in de club.
Je bent het centrale aanspreekpunt voor de partners, programmerende organisaties, personeel, leveranciers en de eigenaar van het gebouw.
Je bent verantwoordelijk voor de omkadering en vlotte realisatie van alle activiteiten in de zaal. Dit houdt de zakelijke, administratieve en productionele opvolging in, net als de personeelsplanning en personeelsadministratie. 

Realisatie

• Samen met de technisch coördinator waarborg je een veilige omgeving voor publiek, personeel en artiesten.
• Je werkt noodprocedures uit en staat stand-by voor incidenten (zoals een brandalarm).
• Je bent het aanspreekpunt voor buurtbewoners en beheert de info-mailbox.
• Je zorgt voor de orde en netheid van de venue en stuurt de schoonmaakpartners aan.
• Je bent verantwoordelijk voor de lockers, het afvalbeheer en de verloren voorwerpen.
• Je doet de aankopen van het productiemateriaal en volgt de stock voor hospitality op.

Event realisatie

• Je maakt offertes en overeenkomsten op en staat in voor de afrekening en facturatie na afloop van het event.
• Je coördineert en realiseert alle externe zaalhuur. 
• Voor het aansturen van de zaalverantwoordelijke en zaalpersoneel, maak je briefings per event en plan je de nodige veiligheidsopleidingen in. 
• In overleg met de externe organisator zorg je voor de juiste personeelsbezetting per event en plan je de crew in (freelance zaalverantwoordelijken, security, stewards en wc-personeel).

Zakelijk beleid, HR en boekhouding

• Je staat in voor de facturatie en werkt nauw samen met de boekhouder en rapporteert aan de raad van bestuur.
• Je volgt de sponsorcontracten en verzekeringen op.
• Je woont de meetings over de begroting bij en volgt de budgetten op.
• Je volgt de urenregistraties en contractvoorstellen op, en bereidt de loonuitbetalingen voor. Je bent tevens het contactpunt voor Idewe, de externe dienst voor preventie.

Coördinatie

• Samen met de technisch coördinator sta je in voor de coördinatie van het team en de exploitatie van de Club.
• Je maakt deel uit van het programmateam dat de kalender en de agenda beheert.
• Je maakt deel uit van het coördinatieoverleg dat de algemene werking overziet.

Wie ben je?

• je hebt grote affiniteit met de muziek- en nightlife scene
• je hebt minimaal 3 jaar ervaring in een zakelijke of coördinerende functie 
• je beschikt over een brede kennis en ervaring en je ziet jezelf eerder als generalist dan als specialist
• je bent klant- en servicegericht
• je houdt van productioneel werk en geniet van mooie resultaten
• je werkt verbindend en faciliteert waar nodig
• je bent daadkrachtig, behoudt het overzicht en werkt gestructureerd
• je hebt een grote zin voor verantwoordelijkheid 
• je bent een teamspeler, maar kan perfect autonoom werken en knopen doorhakken 
• Je werkt flexibel en bent bereid om sporadisch ’s avonds, in het weekend en tijdens vakantieperiodes te werken.
• je spreekt vlot Nederlands en Engels. Frans is een pluspunt
• een rijbewijs B is een pluspunt

 

Wat kunnen wij jou aanbieden?

• een voltijds contract (38u) van onbepaalde duur
• een afwisselende job in een dynamische, culturele omgeving
• open werksfeer met ruimte voor initiatief
• een flexibele en duurzame context
• verloning volgens barema PC 304 loongroep A – podiumkunsten
• interne opleiding en mogelijkheid tot externe opleidingen i.h.k.v. de functie
• begeleiding en ondersteuning door de stichtende leden van de vzw Muziekclub Wintercircus, met name kunstencentrum VIERNULVIER en Democrazy 

Hoe stel je je kandidaat?

• Stuur jouw cv en motivatiebrief naar vacature@clubwintercircus.be vóór 9 oktober 2026.
• De eerste gesprekken gaan door in de week van 12 oktober.
• De indiensttreding is voorzien voor begin januari 2027 of gebeurt in overleg.
• Voor extra informatie over de functie kan je contact opnemen met huidige venue-coördinator Natacha Bekaert: natacha@clubwintercircus.be.

Het selectieproces:

Een leesjury beoordeelt en selecteert de kandidaten die het beste bij de vacature passen.
Een eerste gesprek wordt gepland in de week van 12 oktober. Het doel van dit gesprek is kennismaken en het peilen naar motivatie, ervaring en kennis, evenals de match met de functie. Uiteraard krijg je ook de kans om vragen te stellen. De samenstelling van de jury wordt meegedeeld bij de uitnodiging voor het gesprek.

Club Wintercircus hecht veel belang aan een divers team. We maken geen onderscheid op basis van gender, geloof, huidskleur, nationaliteit, seksuele oriëntatie, handicap, leeftijd of etnische herkomst. We streven ernaar een weerspiegeling te zijn van de bewoners van de stad – zowel in ons personeel als in onze bezoekers. We zijn nieuwsgierig naar jouw talent en hoe jij kan meeschrijven aan ons verhaal.